RU
Про новини компаній
09.12.2020, 09:00

Локдаун близько? Час задуматися про перехід на електронний документообіг

Локдаун близько? Час задуматися про перехід на електронний документообіг - Фото
Фото - Depositphotos.com

Чим ЕДО зручний для компаній і як може допомогти заощадити

Ви пережили попередній локдаун, але у вас в компанії все ще в ходу паперові документи? Можливо, наближається другий, тож настав час всерйоз задуматися про перехід на електронний документообіг (ЕДО).

Багато компаній, які вже використовували ЕДО, перейшли на віддалений формат без особливих змін в роботі під час попереднього карантину. Адже електронний формат дозволяє обмінюватися документами як із зовнішніми партнерами, так і всередині компанії. Навіть якщо у вас в обороті сотні тисяч паперів, достатньо однієї програми.

Разом з сервісом ЕДО "Арт-Офіс" ми дізналися, чи прискорив карантин перехід українського бізнесу на ЕДО, а також описали досвід впровадження декількох компаній і переваги роботи з е-документами.

Як карантин вплинув на ЕДО

В Україні вже давно є можливості для переходу на ЕДО, але для багатьох компаній саме карантин став смаженим півнем, який мотивував їх відмовитися від паперу.

У деяких сервісів обміну електронними документами за час локдаунів у кілька разів збільшилася кількість запитів на підключення. Наприклад, у сервісу "Арт-Офіс" попит на послуги зріс в 4 рази. У "Вчасно" - в три , а у сервісу ЕДО від Київстар - в 2,5.

За даними "Арт-Офіс", за підключенням послуги на карантині найчастіше звертався середній бізнес, оскільки за словами фахівця з впровадження ЕДО Ірини Сокур, великі компанії вже давно оцінили переваги ЕДО, хоча і серед них чимало до цих пір користувалися паперовими документами.

У фінансовому відділі компанії YouControl також відзначають зростання електронних документів в роботі з клієнтами, проте не надто значний. "На початок 2020 року, в "докарантинний" період, ми мали 53% електронних документів і 47% паперових. З настанням карантину відбулося пожвавлення і частка ЕДО зросла до 60% у другому кварталі. Але вже в третьому повернулася до початкових значень", – коментує керівниця фінансового відділу YouControl Марія Савченко.

Вона пояснює, що хоча в компанії почали впроваджувати ЕДО ще на початку 2019 року, для клієнтів це стало швидше опцією, ніж обов'язковим до використання інструментом. І тому процес переходу триває.

"Суттєвої економії ми ще не дійшли, тому що процес трансформації вимагає зусиль. Зараз багато ресурсу витрачається на просування ЕДО серед клієнтів, донесення вигоди, роботу з власними менеджерами. Але, якщо дивитися в перспективі 3-4 років, то відразу стає зрозумілим, що ці інвестиції цілком виправдані ", – говорить Марія.

Чи дійсно виправдані? Ми вивчили досвід ще кількох компаній.

Досвід компаній

В одній з найбільших ІТ-компаній України SoftServe використовують ЕДО вже чотири роки. І за перші 2,5 роки там створили і підписали понад один мільйон документів. До слова, в SoftServe використовують сервіс обміну електронними документами "Арт-Офіс". І якщо скористатися калькулятором на сайті сервісу, і не враховувати, що якась кількість цих документів також вимагала доставки поштою або кур'єром, то виходить, що використовуючи ЕДО від "Арт-Офіс", компанія економила близько 480 000 грн на рік.

В іншій великій ІТ-компанії – GlobalLogic – також вирішили впровадити електронний документообіг. Про це в травневому інтерв'ю розповів віце-президент компанії, уточнивши, що протягом 2020 року компанія повністю перейде на ЕДО. І, за його словами, вже на першому етапі переходу в GlobalLogic досягли економії в близько 150 000 аркушів формату А4 на рік.

І це не рахуючи, скільки було зекономлено часу на роботі з такою кількістю документів. За даними компанії Reisswolf Ukraine, яка займається оцифруванням і зберіганням архівів документів, щоб оцифрувати 100 000 аркушів різного формату, потрібен один робочий тиждень. А тепер додайте до цього ще час на підготовку, роздруківку, узгодження, підписання, доставку і оформлення в архів.

Ну і, звичайно, в умовах локдауна робота з ЕДО багатьом допомогла. Ми вже розповідали, як ІТ-компанія ZEO Alliance, завдяки тому, що задовго до карантину запровадила електронний документообіг, уникла простою і спокійно продовжила працювати без необхідності перебудовувати бізнес-процеси.

У компанії UAPAY також встигли перейти на ЕДО до карантину і відзначили, що в періоди локдауна повністю підтримували роботу з е-документами і що партнери позитивно зустріли такий підхід. "Так що в частині підписання договорів і обміну первинною документацією складнощів і затримок не виникало. Навпаки, кількість партнерів, що підтримують електронні документи, стало більше, що позитивно позначається на всій екосистемі ЕДО", – говорить директор відділу продажів UAPAY Аріф Ахмедзаде.

ЕДО в деталях

Давайте зупинимося на особливостях роботи з ЕДО детальніше. Вивчивши досвід компаній, які вже використовують електронний документообіг, можна виділити такі плюси:

  • швидке впровадження: за даними UAPAY, хоча підготовка команди і побудова нового бізнес-процесу зайняли чимало часу, сам процес переходу на ЕДО, з технічної точки зору, зайняв від сили 1,5 тижні;
  • економія грошей, в деяких випадках – обрахована мільйонами;
  • економія часу на роботі з документами і можливість перенаправити сили співробітників на більш інтелектуальну роботу;
  • економія часу керівника завдяки можливості підписувати документи масово;
  • економія місця: бізнес середніх розмірів, за даними Reisswolf Ukraine, може заощадити близько 15% площі офісу, зазвичай займаної паперовим архівом;
  • прозорість роботи з документами: можливість налаштувати автоматичну адресацію конкретних документів певним співробітникам, а також відстежити всі дії по документу;
  • юридична легітимність;
  • доступ до документів 24/7 з будь-якої точки світу, що виявилося особливо важливим в умовах локдаунів.

При цьому, якщо говорити про сервіс ЕДО "Арт-Офіс", цей цілодобовий доступ до документів захищено – за допомогою кваліфікованої електронного підпису. Це означає, що доступ до документів має тільки співробітник, у якого є КЕП і права доступу до конкретних документів. Сам підпис теж можна захистити від крадіжки і копіювання за допомогою токена – захищеного носія підпису, схожого на флешку. Оформленням КЕП на звичайний файлових носіях і токенах займається ще один бренд компанії-розробника "Арт-Офісу" – КНЕДП МАСТЕРКЕЙ.

Довідка: КНЕДП МАСТЕРКЕЙ працює на ринку з 2007 року і оформлює КЕП співробітникам банків, операторів зв'язку, компаній зі сфери рітейлу, аптек, ІТ-компаній. У МАСТЕРКЕЙ є представництва у всіх регіонах України.

Також важливо відзначити, що ЕДО підходить не тільки компаніям з масштабним обігом документів, а й підприємствам з невеликою їх кількістю. Підрахувати економію від впровадження ЕДО можна за допомогою спеціального калькулятора на сайті "Арт-Офісу".

Крім того, до групи брендів входить також програма для бухгалтерії Арт-Звіт Pro, яка робить більш зручною подачу звітності компанії в держоргани. На неї особливо варто звернути увагу малим і середнім компаніям зі сфери рітейлу з невеликою кількістю кас. Нагадаємо, що з 1 серпня 2020 року набули чинності норми про фіскалізацію малого бізнесу, прописані в законах №128-IX і №129-IX, які зобов'язують впровадити ритейлу програмний РРО та реєструвати електронні чеки в ДПС. А користувачі Арт-Звіт Pro можуть використовувати Модуль PPO, формувати і фіскалізований е-чеки в ДПС, друкувати фіскалізовані чеки або відправляти їх на е-мейл.

Если Вы заметили орфографическую ошибку, выделите её мышью и нажмите Ctrl+Enter.
Отправить: