Як організувати офіс за 3 тижні. Поради Fast Lane Group

29.07.2020, 11:23
Як організувати офіс за 3 тижні. Поради Fast Lane Group - Фото
Фото - Depositphotos.com

Як дуже, дуже швидко налагодити робочі процеси в новоствореній компанії

Логістичну компанію Fast Lane Group заснував колишній операційний директор видавництва "Клуб сімейного дозвілля" Антон Сідоренко.  Це було в січні 2020 року.  Компанія надає послуги фулфілмента (складської і транспортної логістики) для дрібного, середнього і великого бізнесу.

У новому бізнесі потрібно було швидко налагодити IT-інфраструктуру.  Для цього в Fast Lane Group підключили сервіси від Київстар - мобільну корпоративну мережу для співробітників, MC Office 365 і Mobile ID.  Все налаштували за кілька тижнів, а під час карантину безболісно перейшли на віддалену роботу.

СЕО Fast Lane Group Антон Сідоренко розповів, як організована робота в його компанії.

Приціл на гнучкість

Ідея Fast Lane Group в тому, щоб закрити всі складські питання для e-commerce, виробників і торгових мереж. Тут отримують товар від клієнта, зберігають його, формують отримані замовлення, відвантажують їх і передають перевізнику. А можуть і самостійно перевезти оптові партії товарів зі складу до точки продажу. Тобто забезпечують повний ланцюжок логістики від моменту виробництва товару виробником і до отримання його покупцем.

Компанія зараз переважно працює з негабаритним вантажем - товарами FMCG, книгами, косметикою, дрібною побутовою технікою. Вона вийшла на ринок в січні 2020 року, а юридично бізнес був оформлений за пару місяців до цього. 

«У мене був досвід співпраці з Київстар на попередньому моєму місці роботи, в" КСД ". Я вже знав про їхні сервіси, тому довго не думав, чиї IT-рішення використовувати в Fast Lane Group, - розповідає Антон Сідоренко. - Ми розуміли, що отримаємо, і усвідомлено обирали цього провайдера послуг».

Для початку потрібно було підключити системи для комунікації між співробітниками, зберігання документів і роботи з ними. Але з прицілом на масштабування.

Перший склад Fast Lane Group знаходиться в Харківській області, але в компанії планують активно рости. Тому головним критерієм до сервісів була можливість віддаленої роботи з будь-якої точки.

«Дивно, що про "офіс без офісу "ми думали ще в грудні минулого року, не уявляючи, що в березні почнеться карантин, - згадує Антон Сідоренко - Зрозуміло, що наш бізнес пов'язаний з фізичними товарами, тому ми залежимо від складу. Але нам було важливо, щоб офісні співробітники могли бути не прив'язаними до певної локації. Тому що в майбутньому ми хотіли б масштабуватися на інші міста».

Вибір сервісів

Порада №1. Налаштуйте зв'язок для співробітників.

Спочатку в Fast Lane Group підключили корпоративну мобільну мережу. Цей сервіс від Київстар використовують і в «КСД». «Більш того, співробітники які з нами працювали в компанії КСД, за домовленістю з нею, просто перевели свої номери на нову юрособу», - розповідає Антон Сідоренко.

Корпоративна мобільна мережа дозволяє об'єднати номери співробітників компанії в єдину екосистему з одним особовим рахунком. Так компанія може платити за всіх відразу і не боятися, що у когось зі співробітників закінчаться гроші і він залишиться без зв'язку.

Але корпоративне підключення вирішило не тільки цю проблему.

Склад Fast Lane Group знаходиться за містом, в 15 кілометрах від Харкова. Там були проблеми зі зв'язком. «Провайдери не прагнуть встановлювати тут вишки. А стелажна система складу і металеве покриття екранує сигнали. Київстар в рамках нашої співпраці встановив додаткове обладнання. В результаті у нас відмінний зв'язок », - розповідає Антон Сідоренко.

Порада №2. Створіть робоче середовище для роботи онлайн.

Ще один продукт, який в Fast Lane Group зараз використовують щодня - Microsoft Office 365 від Київстар. Це пакет офісних програм, який можна налаштувати під себе. 

У Microsoft Office 365 входять всі основні офісні програми, необхідні бізнесу: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, а також хмарне сховище OneDrive, рішення для командної роботи SharePoint, програмний продукт для обміну повідомленнями та спільної роботи Microsoft Exchange Server і сервіс для відеодзвінків Microsoft Teams. У пакет від Київстар входить 1 ТБ хмарного сховища.


«Використовуємо всі, починаючи з корпоративної електронної пошти і закінчуючи OneDrive і SharePoint, - говорить Антон Сідоренко. - А під час карантину нас дуже виручив Microsoft Teams. Ми проводили в ньому всі наради. У мене особисто кожен день було по 5-10 дзвінків у Teams».

Microsoft Teams став головним каналом комунікації всередині Fast Lane Group і після того, як команда повернулася до роботи в офісі.

Він замінив всі месенджери і сервіси відеозв'язку, тому що зручно вбудований в екосистему MC Office 365.

«Зручно, що коли працюєш в Office 365, немає ніякої прив'язки не тільки до локації, а й до ноутбука. Я можу залогінитися в системі звідки завгодно на будь-якому пристрої, і опинюся в тому ж робочому просторі, в якому зазвичай працюю, з тими ж файлами, робочою інформацією і листуванням, - розповідає Антон Сідоренко. - Це нас дуже врятувало під час карантину. Ми за 2 дні перевели всю команду на віддалений формат і в технічному плані взагалі цього не відчули». 

Документи в Fast Lane Group підписують за допомогою Mobile ID. Це ще один продукт Київстар - електронний цифровий підпис і спосіб ідентифікації людини за номером телефону. Це дуже актуально для компанії, так як більшу частину внутрішньої документації в Fast Lane Group ведуть в електронному вигляді.

«На папері залишилися тільки кадрові документи і частина бухгалтерських, - говорить Сідоренко. - Що стосується зовнішньої документації, там ми підписуємо більше 50% документів онлайн. Ще не всі контрагенти до цього готові, а деякі типи документів поки неможливо перевести в електронний вигляд. Але ми йдемо до того, щоб мінімізувати кількість паперових документів. Зараз їх стало значно менше, ніж ще 3-4 місяці тому».  

Через Mobile ID співробітники Fast Lane Group можуть підписувати всі документи, які вони уповноважені підписувати за допомогою електронного цифрового підпису.

Але щоб підписати документ через звичайний ЕЦП, потрібно вставити флешку або прикріпити спеціальний файл. Для Mobile ID потрібен тільки телефон. Коли хтось відправляє документ на підпис, співробітнику приходить лист на електронну пошту. Він заходить в систему, обирає спосіб підпису Mobile ID, отримує sms-повідомлення і вводить PIN-код. Все, документ підписаний.

Курс на аутсорс

Порада №3. Забезпечте комунікацію з клієнтами.

Зараз в Fast Lane Group немає великого відділу продажів, тому в компанії поки не підключають Віртуальну мобільну АТС. Але в перспективі такі плани є. Це дозволить управляти переадресацією дзвінків, привласнити короткі номери для співробітників всередині компанії, аналізувати записи розмов менеджерів з продажу та вести статистику дзвінків.

Віртуальна мобільна АТС - хмарна платформа від Київстар, яка дозволяє об'єднати в єдину корпоративну мережу всі фіксовані і мобільні номери компанії. Сервіс розгортається на обладнанні мобільного оператора і не вимагає витрат на покупку або оренду додаткового. Про те, як АТС може допомогти бізнесу збільшити число клієнтів читайте в матеріалі про досвід навчального центру "Лімпопо".

«В цілому ж сервіси Київстар, які ми вже підключили, дозволяють нашим співробітникам бути на зв'язку скрізь і завжди та більш гнучко управляти процесами, - говорить Антон Сідоренко. - Будь-який офісний співробітник може при необхідності залишитися вдома і попрацювати віддалено і це не позначиться на його продуктивності. Крім того, нам буде легко масштабуватися - підключати нових співробітників, видавати їм права доступу до системи. Ми швидко і легко можемо переналаштувати пошту і телефон на іншого співробітника, якщо хтось пішов у відпустку. Клієнтам навіть не потрібно буде повідомляти нові контакти». 

Стратегічна мета Fast Lane Group - розвивати напрямок аутсорсингу складських послуг і логістики. Спочатку - в рамках регіонального ринку в Харкові, потім вийти на всю Україну. У компанії вважають, що це перспективний напрямок, тому що карантин прискорив розвиток e-commerce. Але не кожен бізнес готовий взяти на себе трудомісткий і складний процес роботи зі складом. 

«Наше завдання - надати клієнтам можливість займатися ключовими завданнями в своєму бізнесі: вибором товару, маркетингом, пошуком клієнтів, а всю рутину у вигляді логістики ми беремо на себе і зробимо це якісно», - резюмує Антон Сідоренко.

Якщо Ви помітили орфографічну помилку, виділіть її мишкою і натисніть Ctrl+Enter.

Коментарі

Останні новини