"Людей треба вчити працювати в дистанційному режимі". Уроки переходу на віддалену роботу

26.05.2020, 14:49
Фото - Austin Distel on Unsplash

Досвід компанії «ВЕЛЬЮ-ІНЖИНІРИНГ»

Два місяці тому стало зрозуміло, що пандемія може завдати шкоди не тільки людському здоров'ю, а й бізнесу. Тому компанії в пожежному темпі почали переходити на віддалену роботу, використовуючи для цього різні інструменти - ZOOM, Skype, Facebook, різні месенджери.

Але через те, що всі ці інструменти не узгоджені між собою, співробітники не завжди мають можливість оперативно відреагувати на повідомлення, результати обговорень «розкидані» по всій мережі, і ніхто не бачить загального календаря подій і завдань.

«Уявіть собі, що у вас десяток робочих чатів в Viber, кілька чатів в Whatsapp і ще парочка в Telegram. При цьому є співробітники, які пишуть SMS (так, такі ще існують) або дзвонять. Дуже непросто при такому розмаїтті встежити за всім і оперативно відреагувати», - розводить руками директор компанії «ВЕЛЬЮ-ІНЖИНІРИНГ» Ростислав Павловський.

Компанія вже 1,5 року надає інжинірингові послуги. У «ВЕЛЬЮ-ІНЖИНІРИНГ» два головних напрямки - управління проектами та будівництво промислових сонячних електростанцій, а також енергоефективність промислових підприємств.

З грудня 2019 року компанія використовує хмарні сервіси від Microsoft Office 365 за пропозицією компанії «Київстар». А на початку 2020 року повністю перейшла на віддалений режим роботи. За 2,5 місяці (!) до карантину.

Чи вдалося це зробити без втрати ефективності співробітників? Ростислав Павловський поділився досвідом, як і навіщо переходити на віддалену роботу, і які уроки компанія винесла за час добровільної і вимушеної дистанційної роботи.

Разом з компанією «Київстар» ми починаємо новий проект , в якому власники різного бізнесу розкажуть, як вони переводили в онлайн робочі процеси. Детальніше про інструменти, які можуть з цим допомогти, читайте за посиланням.

Перший досвід

Вперше з продукцією Microsoft Office в «ВЕЛЬЮ-ІНЖИНІРИНГ» познайомилися навесні минулого року. Тоді керівництво компанії придбало більш дорогий продукт, який включав оффлайн і онлайн-версії. На комп'ютері кожного співробітника стояв Microsoft Office, а також було хмарне сховище документів SharePoint.

«Ми не проводили навчання, як користуватися сервісами. Всі в основному використовували оффлайн-версію, яка стояла на їхніх комп'ютерах. Було дуже непросто мотивувати співробітників використовувати онлайн-продукти», - згадує Ростислав Павловський.

Тому в компанії виділили окремого співробітника, якому доручили розібратися з новими інструментами для роботи і провести внутрішній тренінг для колег. У листопаді 2019 року компанія відмовилася від оффлайн-версії і перейшла на онлайн. Цей досвід виявився настільки успішним, що в лютому 2020 у «ВЕЛЬЮ-ІНЖИНІРИНГ» вирішили перейти на віддалений режим роботи і повністю відмовитися від офісу в центрі Києва.

«Головні наші співробітники - це інженери. До карантину було нормою, що 70% співробітників були відсутні в офісі. Тут ми іноді збиралися всі разом, але потім вони все одно їхали на об'єкти. Тому я прийняв рішення відмовитися від офісу», - розповідає Павловський.

Віддалений офіс: виклики

Перш ніж повністю перейти на віддалений офіс, компанія зіткнулася і з деякими викликами, згадує директор «ВЕЛЬЮ-ІНЖИНІРИНГ». Що потрібно робити, щоб це пройшло максимально безболісно і для компанії, і для співробітників?

По-перше, у віддаленого доступу повинен бути свій адміністратор, який буде контролювати доступ співробітників до сервісу. Це окремий співробітник, який виконує функції офіс-менеджера в звичайному фізичному офісі. У нього повинні бути права додавати і видаляти співробітників в систему, надавати їм доступ до документації компанії - хто може тільки читати документ, а хто - і читати, і редагувати.

По-друге, людей потрібно вчити працювати в дистанційному режимі. Співробітники звикли працювати в фізичному офісі. А в віддаленому шафи з документами більше немає. Замість неї - файлові кабінети, які мають свою ієрархію, свої папки і підпапки. Вся робоча документація повинна зберігатися не на комп'ютерах співробітників, а в хмарних сервісах.

Щоб привчити співробітників до хмарних сервісів, в «ВЕЛЬЮ-ІНЖИНІРИНГ» провели кілька оффлайн-зустрічей, на яких домовилися про спільні правила гри. Спеціального навчання в компанії не проводилось - кожен співробітник знайомився з Microsoft Office 365 самостійно.

Інструменти

У пакет Microsoft Office 365 від Київстар входять: електронна пошта бізнес-рівня Exchange, хмарні сервіси Office 365, платформа для організації корпоративного порталу SharePoint, сховище OneDrive, голосові і відеочати в Teams і StarTeams.

«Як тільки ми почали користуватися сервісами від Microsoft і Київстар, мене здивувало наскільки органічно вони всі пов'язані, що становлять єдиний комплекс. Я зрозумів, що більше не потрібно дивитися кудись у бік».

У компанії користуються всіма продуктами пакета - обмінюються файлами, зберігають всю документацію в хмарних сховищах і обговорюють в режимі конференцій робочі питання в компанії.

Використовують поштовий сервіс Exchange.

На платформі SharePoint зберігається вся документація - договори, технічна та проектна документація. Зручність сервісу в великому обсязі пам'яті - не потрібно думати про те, що місце на диску може закінчитися.

У кожного співробітника є сховище One Drive об'ємом 1 терабайт. На ньому зберігається більш особиста інформація, чернетки розрахунків.

Для чатів, робочих груп та конференц-дзвінків в «ВЕЛЬЮ-ІНЖИНІРИНГ» використовують Teams. Ця програма замінила в компанії ZOOM і інші месенджери для обговорення робочих питань.

Що далі?

У «ВЕЛЬЮ-ІНЖИНІРИНГ» не планують обмежуватися одним тільки Microsoft Office. Наступний крок - перейти на електронний документообіг. «Для цього ми плануємо почати тестування системи Star.Docs від Київстар» - каже Ростислав Павловський. А в довгострокових планах компанії - перевести на електронний документообіг і клієнтів.

Якщо Ви помітили орфографічну помилку, виділіть її мишкою і натисніть Ctrl+Enter.

Коментарі

Останні новини