RU

Економія компанії "Львівхолод" на закупівлях втричі перевищила очікування p

13.10.2020, 09:00
Економія компанії

На правах спонсортсва

Торгово-виробнича компанія "Львівхолод", більше відома як власник мережі магазинів "Рукавичка" – це велике підприємство з виробничими потужностями, логістичним центром, лабораторією, власним сервісом доставки. "Рукавичка" вже давно потрапила у топ-5 продуктових мереж України. Та лише нещодавно в компанії почали використовувати електронну платформу для проведення закупівель.

Завдяки правильній організації закупівельних процесів та застосуванню електронних торгів  компанії вдалося зекономити втричі більше коштів ніж очікували. Про те, який шлях компанія подолала, щоб вдосконалити свою систему закупівель, розповідає Директор департаменту закупівель для внутрішніх потреб ТзОВ ТВК "Львівхолод" Володимир Лиско

Володимир Лиско: "Без автоматизації закупівель компанія б і надалі втрачала гроші, які зараз скеровані на її розвиток"

- Володимире, розкажіть, як проводили закупівлі в компанії до того, як розпочався процес їх електронізації?

- Історично склалося так, що кожний з департаментів, а їх тринадцять, проводив закупівлі окремо. Ми розуміли, що проведення закупівель взагалі не профільна функція для багатьох департаментів. Проблема була загальною: процес закупівель був неефективний з точки зору економії бюджету компанії і не консолідований.  Шлях вирішення цієї проблеми загалом був зрозумілим – правильно організувати роботу департаменту закупівель з описом усіх політик, бізнес-процесів та регламентів.  І ще, перейти на електронні тендерні закупівлі. Але, щоб запустити цей механізм потрібно було не лише вийти на електронний майданчик де проходять тендери, а й запровадити комплексну систему автоматизації закупівельних процесів.

Приблизно в середині 2019 року ми дійшли висновку, що треба змінювати закупівельні процеси. Для цього потрібно було вибрати постачальника рішення з автоматизації закупівель. Ми проводили багато консультацій, радилися з іншими ретейлерами, які вже використовували подібні системи. Розглядали кілька електронних майданчиків, а зупинили свій вибір на послугах компанії Е-Тендер.

- Що було для вас вирішальним у виборі постачальника електронної платформи?

Перш за все, нам запропонували комплексне рішення: від аудиту існуючих процесів до повної автоматизації закупівель. Важливою була гнучкість розробника у питаннях адаптації системи до наших потреб та прозоре ціноутворення.

Нам прорахували, що впровадження автоматизації закупівель в організації дозволить отримати реальний економічний ефект вже на початку 2-го півріччя 2020 року. Це було дещо фантастично, але ми повірили в цей прогноз. Пізніше він підтвердився.  Ми отримали навіть більше ніж очікували.

- Ви говорили, що потрібно було консолідувати процес закупівель у компанії? Як це відбувалося?

Очевидно, що компанії був потрібен окремий департамент, який би займався лише закупівлями. У жовтні 2019 року ми створили такий департамент і я радо його очолив. Поступово ми почали переводити на себе управління закупівлями всієї компанії.

Але потрібно було ще довести свою спроможність. Ми мали завдання отримати позитивний фінансовий ефект вже у першій половині 2020 року. Це була складна, але амбітна ціль. Потрібно було навести лад у сфері, якою в компанії ніхто системно не займався.

Тут потрібно ще сказати, що ми обрали шлях поетапного переходу до автоматизації і повністю плануємо завершити цей процес до кінця 2020 року. Але головні закупівлі вже проходять через електронні тендери.

- За якими критеріями Ви радите обирати систему автоматизації закупівель?

- По-перше, слід обирати активний електронний майданчик з великим покриттям. Майданчик, який збиратиме велику кількість постачальників на кожний тендер. Висока конкуренція між постачальниками, врешті, призводить до зниження ціни на товар. По-друге, інтерфейс програмного забезпечення повинен бути простим і зрозумілим. Наприклад, в нашому департаменті працюють люди, які раніше не були фахівцями в сфері закупівель. Це великий плюс, коли людина може швидко вивчити  як працює система. З роботою майданчика Е-Тендер мені вдалося розібратись самостійно лише проглянувши відео-інструкції.

Важливими критеріями є також швидкість реагування менеджерів служби підтримки на запити клієнта і своєчасність надання консультацій.

- Можете детальніше розповісти, як відбулося впровадження системи автоматизації закупівель в компанії?

- Впровадженню системи передував аудит діючої системи закупівель. Спільно з фахівцями Е-Тендер ми розробили відповідні бізнес-процеси та впровадили систему електронного документообігу e-Docs (ред. – Компанія e-Docs розробляє і підтримує однойменну систему електронного документообігу та автоматизації бізнес-процесів; e-Docs разом з E-Tender входять до групи компаній E-Tech). Для нових бізнес-процесів була розроблена регламентна документація, промполітики тощо. Завдяки e-Docs ми плануємо автоматизувати роботу тендерного комітету. Це вкрай важливо для нашої компанії, адже до комітету входять топ-менеджери. Зібрати їх разом в один час було справою нелегкою. Автоматизація ж процесу дозволяє приймати рішення віддалено, а в період карантину ця функція є незамінною. Все це і є елементи того комплексного підходу, який нам був потрібен.

- Якого економічного ефекту досягла компанія станом на зараз?

- Позитивний економічний ефект став помітним відколи ми розпочали оптимізацію закупівельних процесів ТВК "Львівхолод". Вже у першому кварталі 2020 року економія компанії за окремими закупівлями виявилася втричі більшою від очікуваної.  Щоб було зрозуміліше, поясню формулою. Ми розрахували так: задіявши нові механізми зекономимо умовну суму n. А отримали – n помножене на три. І це лише початок.

- Як Ви пояснюєте, чому вдалося досягти такого визначного результату?

- Є такий вислів: "Перевернути з ніг на голову". А ми навпаки перевернули систему наших закупівель з "голови" на "ноги". Тепер, відповідно до розроблених новітніх бізнес-процесів, контроль відбувається ще на етапі замовлення товару. А сама тендерна процедура забезпечує обрання постачальника з найвигіднішою пропозицією. Ми проводимо системні зміни і це дає результат.

- Уявіть ситуацію, що процес закупівель в компанії не перейшов у автоматизований формат управління. Що відбувалось би зараз?

- Компанія б і надалі втрачала гроші, які зараз скеровані на її розвиток. Але важливо зрозуміти, компанія зростає і природньо зростають витрати. Відповідно, з кожним роком втрати були б більшими. Ми радимо іншим компаніям не зволікати з рішенням щодо автоматизації своїх закупівель. Адже це напрямок, який може принести багато користі компанії як організаційної, так і фінансової.

Якщо Ви помітили орфографічну помилку, виділіть її мишкою і натисніть Ctrl+Enter.

Комментарі

Останні новини